日々、仕事をしていて会議はつきものです。中には1日中会議だったなんて人もいるかもしれません…。会議中毒になる前に、今行なっている会議を見直してみましょう！今回は、時間を無駄にしない会議の進め方をご紹介します。
会議の中の無駄
毎日働いている中、アイデア発案やスケジュール確認、情報共有など様々な種類の会議を体験してきた方も多いと思います。しかし、そんな会議に参加している半数以上の人が会議を無駄だと感じているようです！
（エンジニアの時間を守る ムダ会議撲滅作戦 / リクルート より）
「会議でムダだと感じることはまったくない」が6%という結果から、ほとんどの多くの人が会議中に無駄な部分があると感じ、有意義な会議を行なえていないことがわかります。
ムダだと感じた理由として多かったのは、わざわざ会議を設ける程の内容でもなかったときや自分の仕事の話が少ししかなかったときなど、不満の声が上がっています。よく内容もないのに会議をしたがる人いますよね。会議中に別の話をし出す人もいます…。
（エンジニアの時間を守る ムダ会議撲滅作戦 / リクルート より）
会議も仕事の1つですが、会議に多くの時間を裂けば裂くほど、本来の業務に支障をきたすこととなり、結果的に残業や業務の遅延などに繋がってしまいます。
生産的な会議を進める5つの方法
では、有効的な会議を行なうにはどうしたら良いでしょう。アメリカのビジネス雑誌「Fast Company」より、生産的な会議の進め方をご紹介します。
1. KEEP MEETINGS TO 15 MINUTES
会議を15分に保ちましょう。科学的に集中力は、18分が限界のようで、それ以上だと疲労を感じるそうです。たくさん時間をかけたからといって、良いアイデアがたくさん出る訳でもありません。
2. SET A TIMER –YEP, A REAL TIMER
タイマーで時間をセットしましょう。タイマーが鳴ったら会議を終了させることで、時間に制限や締め切りが生まれます。締め切りがあることによって、アイデアが生まれやすくなるでしょう。
3. TAKE THE CHAIRS AWAY
椅子を取払いましょう。立つことで、大きな刺激を与えることができ、みんなとアイデアを一緒に作り出すことができます。また、”stand-up meeting”では、丸を作るように立ち、朝の10分間など、設定すると効果が持続するそうです。
4. NO LAPTOPS FOR NOTE TAKING
ノートパソコンではなく、ノートを持っていきましょう。研究者によると、ノートパソコンでメモを取った人とノートで手書きでメモを取った人とでは、記憶した内容は同じでしたが、ノートで手書きメモを取った人の方がコンセプト（概念）の理解度が高かったそうです。スピードは落ちるものの、手で書いた方が、頭に残りやすいということでしょうか。
（Fast Company より）
5. CREATE A COAT CHECK FOR CELL PHONES
携帯電話はしまいましょう。多くの企業は、会議室のドアの前に自分の携帯電話を置いていきます。携帯電話に自分の名前を書いた紙を貼って、カゴにいれています。また、会議中の携帯電話のマナーとして、人々は以下のように感じています。
- 86%の人が会議中に電話に出るのを不適切だと思っています。
- 84%の人が会議中にメールを打つのを不適切だと思っています。
- 75%の人が会議中にメールを読むのを不適切だと思っています。
携帯電話を持って会議をすると、メールが来てつい読んでしまうこともあるでしょう。時間を有効的に使い、生産的な会議を行なうためには、携帯電話は自分にも相手にも無駄な時間を生み出してしまうアイテムになってしまうのです。
“stand-up meeting”を実践することで、自然に短時間の会議を実現することができます。また、会議時間をタイマーで計ることは、会議の短時間化を後押しすることに繋がります。そして、会議をする際は、みんなで囲むように円形になると、アイデアなどが生まれやすくなります。議題によって、形を変えることも効果があるでしょう。
（「座り方を変えれば、会議が変わる」 / AllAbout より）
最後に
時間を無駄にしない会議の進め方は、いかがでしたでしょうか。テレビなどで、四角い机に座って重苦しい空気が流れている会議をよく目にしますが、会議感が出ているのは外見だけで生産的ではなかったのですね！これからの会議は、立ちながら少人数で円卓を囲むスタイルが広まっていくかもしれません。まずは、朝の5分10分でも”stand-up meeting”を取り入れてみるのも良いかもしれませんね。
(Photo: Meeting by John Benson)
